1. Partes e Definições
Secretar.AI ou Plataforma: software de gestão clínica com inteligência artificial, agentes autônomos, integração WhatsApp, prontuário eletrônico, agenda, financeiro e automações, desenvolvido e operado por SECRETAR.AI LTDA – EPP, pessoa jurídica de direito privado, inscrita no CNPJ 60.477.628/0001-04, com sede na Al. Rio Negro, 503, Conj. 2005 – Alphaville C I E E, Barueri – SP, CEP 06454-000 (“Secretar.AI”, “nós”).
Cliente: pessoa física profissional de saúde ou pessoa jurídica (clínica, consultório, rede) que contrata o acesso à Plataforma (“você”).
Usuário: qualquer pessoa autorizada pelo Cliente a acessar a Plataforma (colaboradores, profissionais de saúde, recepcionistas).
Paciente: pessoa física cujos dados de saúde são inseridos na Plataforma pelo Cliente.
2. Aceitação
Ao contratar qualquer plano, clicar em “Contratar”, acessar ou usar a Plataforma, você declara ter lido, compreendido e concordado integralmente com estes Termos e com a Política de Privacidade.
Se você contrata em nome de uma pessoa jurídica, representa que tem poderes para vinculá-la a estes Termos.
Reservamo-nos o direito de atualizar estes Termos a qualquer momento. Mudanças materiais serão comunicadas por e-mail com antecedência mínima de 15 dias. O uso continuado após esse prazo constitui aceitação.
3. O Serviço
A Secretar.AI oferece, sob modelo SaaS (Software as a Service), uma plataforma integrada que inclui:
- Central de Inteligência com agentes de IA, sub-agentes e workflows;
- Integração com WhatsApp Business API (espelhamento de conversas, automações, disparos);
- Prontuário eletrônico, galeria com detecção facial, prescrição digital e evoluções;
- Agenda por profissional, sala e consultório, com sincronização Google Calendar;
- Módulo financeiro: cobranças, orçamentos, planos de tratamento e recebimentos;
- Automações visuais por gatilho, condição e ação (Flow Builder);
- Marketing: disparos em massa, gestão de grupos WhatsApp;
- TV Clínica: editor de vídeo e sinalização digital;
- Catálogo de serviços, produtos e pacotes;
- Créditos de IA consumidos pelos agentes (veja seção 5).
A Secretar.AI pode lançar, modificar ou descontinuar funcionalidades, com aviso prévio razoável quando a mudança for material.
4. Cadastro e Conta
O Cliente deve fornecer informações verdadeiras, completas e atualizadas no cadastro. Cada conta é de uso exclusivo do Cliente e dos Usuários por ele autorizados.
Você é responsável por: (a) manter a confidencialidade de credenciais de acesso; (b) todas as atividades realizadas sob sua conta; (c) notificar imediatamente a Secretar.AI em caso de acesso não autorizado.
É proibido compartilhar credenciais entre múltiplas clínicas ou profissionais não vinculados à conta contratada.
5. Planos, Pagamentos e Cancelamento
5.1 Planos disponíveis
- Solo – USD 20/mês · 500 créditos de IA
- Consultório – USD 40/mês · 1.000 créditos de IA
- Clínica – USD 100/mês · 2.500 + 500 créditos bônus de IA
- Rede – valor personalizado, créditos ilimitados
5.2 Créditos de IA
Créditos de IA são a unidade de consumo dos agentes e modelos de linguagem da Plataforma. Cada plano inclui uma cota mensal renovada no início de cada ciclo. Créditos não utilizados não acumulam para o mês seguinte, salvo disposição contratual específica.
Créditos bônus (indicados com *) são créditos adicionais concedidos no plano Clínica com as mesmas regras de validade.
O consumo de créditos varia por tipo de operação (mensagem, geração de imagem, consulta PubMed, workflow etc.). A tabela de consumo está disponível na Central de Ajuda.
5.3 Cobrança
O pagamento é mensal, cobrado antecipadamente no início de cada ciclo via cartão de crédito ou boleto. Valores em USD são convertidos pela taxa de câmbio do processador de pagamento na data da transação.
O não pagamento por mais de 7 dias corridos pode resultar em suspensão do acesso. Após 30 dias de inadimplência, a Secretar.AI pode rescindir o contrato e excluir os dados, conforme a Política de Privacidade.
5.4 Cancelamento
Você pode cancelar a qualquer momento, sem multa ou fidelidade, pela área de configurações da conta. O acesso permanece ativo até o fim do período já pago. Não há reembolso proporcional de períodos parciais, salvo exigência legal.
Após o cancelamento, seus dados ficam disponíveis para exportação por 30 dias, em formato aberto (CSV/JSON). Após esse prazo, são excluídos ou anonimizados conforme a Política de Privacidade.
6. Uso Aceitável
Você concorda em não utilizar a Plataforma para:
- Fins ilegais ou que violem direitos de terceiros;
- Envio de spam, mensagens não solicitadas em volume ou violação das políticas do WhatsApp Business;
- Armazenar, transmitir ou processar conteúdo que viole legislação aplicável, incluindo direitos autorais, privacidade e sigilo profissional de saúde;
- Tentativas de engenharia reversa, descompilação ou acesso não autorizado à infraestrutura da Plataforma;
- Revender, sublicenciar ou disponibilizar o acesso a terceiros não autorizados;
- Sobrecarregar intencionalmente os sistemas com requisições automatizadas abusivas;
- Inserir dados falsos de pacientes ou simular atendimentos clínicos fictícios em larga escala.
A Secretar.AI pode suspender ou encerrar o acesso de contas que violem estas regras, sem prejuízo de medidas legais cabíveis.
7. Dados de Saúde e Responsabilidades Clínicas
A Plataforma processa dados pessoais sensíveis de saúde (prontuários, diagnósticos, prescrições, imagens clínicas). Estes dados são de titularidade dos Pacientes e são inseridos sob responsabilidade exclusiva do Cliente.
O Cliente é o Controlador dos dados de Pacientes para fins da LGPD (Lei 13.709/2018); a Secretar.AI atua como Operadora, processando dados exclusivamente conforme instruções do Cliente e nos termos da Política de Privacidade.
Os agentes de IA da Plataforma são ferramentas de apoio e automação. Nenhuma saída dos agentes constitui diagnóstico, prescrição ou orientação médica. A responsabilidade clínica por todos os atos praticados com o suporte da Plataforma é exclusivamente do profissional de saúde habilitado.
O Cliente deve obter o consentimento adequado dos Pacientes para o tratamento de seus dados na Plataforma, em conformidade com a LGPD, o CFM e demais normas do conselho profissional aplicável.
8. Propriedade Intelectual
A Secretar.AI e seus licenciadores detêm todos os direitos sobre a Plataforma, incluindo código-fonte, design, marca, fluxos de agentes, modelos e documentação. Estes Termos não transferem nenhum direito de propriedade intelectual ao Cliente.
O Cliente concede à Secretar.AI uma licença limitada, não exclusiva, para processar os dados inseridos com a finalidade exclusiva de prestar o serviço contratado e melhorar a qualidade do sistema, sempre de forma anonimizada e agregada, nunca identificando Clientes ou Pacientes individualmente.
Feedbacks e sugestões fornecidos pelo Cliente podem ser utilizados pela Secretar.AI para aprimorar a Plataforma sem qualquer obrigação de compensação.
9. Disponibilidade e SLA
A Secretar.AI se compromete a manter disponibilidade mensal de 99,5% para os planos Solo, Consultório e Clínica, excluindo janelas de manutenção programada (comunicadas com mínimo de 24h de antecedência) e indisponibilidades causadas por terceiros (provedores de WhatsApp, operadoras, força maior).
O plano Rede inclui SLA de 99,9% com suporte dedicado e gerente de conta. Os termos específicos constam no contrato individual.
Créditos de serviço por indisponibilidade além dos limites acordados devem ser solicitados em até 30 dias via suporte.
10. Limitação de Responsabilidade
Na máxima extensão permitida por lei, a Secretar.AI não será responsável por danos indiretos, incidentais, especiais, consequenciais ou punitivos, incluindo perda de receita, dados, clientela ou oportunidade de negócio.
A responsabilidade total da Secretar.AI em relação ao Cliente, em qualquer hipótese, fica limitada ao valor pago nos 3 meses anteriores ao evento gerador do dano.
Estas limitações não se aplicam a casos de dolo ou fraude comprovada da Secretar.AI, nem a direitos legais irrenunciáveis do consumidor.
11. Rescisão
Qualquer das partes pode rescindir o contrato: (a) pelo Cliente, a qualquer momento via painel; (b) pela Secretar.AI, com aviso de 30 dias por motivo técnico ou comercial; (c) por qualquer das partes, imediatamente, em caso de violação material não sanada em 15 dias após notificação.
Com a rescisão, o acesso é encerrado e os dados passam ao período de exportação de 30 dias descrito na seção 5.4.
12. Disposições Gerais
Lei aplicável: estes Termos são regidos pelas leis da República Federativa do Brasil.
Foro: fica eleito o foro da Comarca de Barueri – SP para dirimir quaisquer controvérsias, sem prejuízo do uso de mediação ou arbitragem extrajudicial.
Integralidade: estes Termos, junto com a Política de Privacidade e eventuais Acordos de Nível de Serviço, constituem o acordo completo entre as partes.
Nulidade parcial: se qualquer disposição for declarada nula ou inaplicável, as demais permanecem em pleno vigor.
Contato: dúvidas sobre estes Termos podem ser enviadas para [email protected] ou pelo endereço físico indicado na seção 1.